Gut strukturierte Meetings müssen zur passenden Zeit stattfinden und effizient verlaufen. Technik und Raum sind ebenfalls wichtig.
Was wäre denn der Arbeitsalltag ohne ein Meeting, ohne den persönlichen Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern?
Leider sorgen viele Besprechungen zunächst einmal für gelangweiltes Augenrollen, und das aus unterschiedlichen Gründen: Sie sind zeitlich unpassend angesetzt, unstrukturiert und schließlich und endlich einfach ineffizient. Und wenn schon zu Beginn der Besprechung die Technik streikt, dann ist der Misserfolg des Meetings so gut wie vorprogrammiert.
Die perfekte Besprechung kann es aber trotzdem geben. Dafür gilt es, einige Experten-Tipps zu beachten.
Wichtig ist zunächst, noch vor der Besprechung zu klären, ob die Sitzung unbedingt notwendig ist. Neigt man dazu, diese Frage mit „nein“ zu beantworten, dann kann das Meeting durchaus auch wegfallen. In diesem Sinne kann auch die Teilnehmerzahl reduziert werden: Wer irrelevant für das Meeting ist, der darf stattdessen eigenständig arbeiten. Meetings können gerne hinterfragt werden – sollte der Organisator die Rolle des Teilnehmers nicht genau klären können, dann ist die Präsenz bei dem Meeting wohl notwendig.
Zeit gilt als ultimative kritische Ressource in einer Besprechung – deswegen sollte diese auf das Notwendige beschränkt werden. Ein jedes Meeting bedarf einer Auf- und Abrüstung. 15 Minuten sollte ein professioneller Organisator dafür einplanen. Auch sind die klassischen 60 oder 90 Minuten für ein Meeting nicht unbedingt immer die richtige Wahl. Manchmal eignen sich beispielsweise 30 oder 45 Minuten viel besser für ein effektives Gespräch.
Technik und Raum sind zwei bedeutende Aspekte bei einer Besprechung. Denn viele Teilnehmer, die sich auf einer kleinen Sitzungsfläche drängen – das lässt die Luft recht schnell knapp werden und mindert die Produktivität. Wenn man dann noch darauf warten muss, bis der Projektor oder das TV-Gerät angehen, dann vergeudet man mindestens 10 kostbare Minuten der Sitzungszeit. 10 Minuten mal 6 Teilnehmer, das macht schnell mal eben eine volle Stunde kostbarer Arbeitszeit. Ein professioneller Organisator trifft daher mindestens 5 Minuten früher ein und überprüft und aktiviert die Ausstattung.
Einiges an Zeit gewinnen Meeting-Teilnehmer, wenn sie im Vorfeld die Unterlagen bekommen, um sie einzusehen. Auch ist es wichtig, eine Agenda des Meetings aufzustellen – für jeden der Agenda-Punkte sollte jemand verantwortlich sein. Auch sollten die Teilnehmer der Besprechung über die geplanten Diskussionspunkte entscheiden und ihre Vorschläge dem Meeting-Leiter im Voraus zusenden können. Die Rollenverteilung ist ebenfalls klare Sache: Zu Beginn muss feststehen, wer als Moderator, Protokollant oder Zeitnehmer zuständig ist.
Grundsätzlich können Meetings aufgeteilt werden: Wenn eines der Themen nicht alle Teilnehmer interessiert, dann sollte ein Teil der Anwesenden nach Abschluss des ersten Gesprächsteils verbleiben, um diesen Teilaspekt effektiv in kleiner Runde zu klären. Das Thema „Sonstiges“ ist oft zeitraubend und sollte definitiv gestrichen werden.
Klassische Sitzungen, bei denen die Aufgaben vorgelesen und Fragen gestellt werden, sind eintönig. Alternative Besprechungsformate wie Fishbowl, Barcamp oder World Café sorgen für mehr Abwechslung.
Eines ist darüber hinaus sicher: Wer vorbereitet in das Meeting geht, der beweist nicht nur, dass er die anderen Gesprächsteilnehmer respektiert, sondern auch, dass er verantwortlich und professionell Arbeitszeit organisieren kann.
